Como fazer a gestão de documentos: dicas fundamentais

Gestão de documentos
Gestão de documentos

Implantar uma gestão de documentos na sua empresa ajuda a economizar tempo e recursos. E isso se faz pela adoção de ferramentas e de metodologias que garantam a criação, o monitoramento, o arquivamento e o uso correto de seus documentos mais importantes. Com isso, você  facilita o acesso a esses papéis no dia a dia, tornando a busca por informações mais prática, organizada e segura.

De forma mais detalhada, a boa gestão de documentos é fundamental para:

  • A produção, a gestão, o controle e a manutenção de arquivos importantes de uma organização. Isso proporciona economia e agilidade;
  • O acesso a informações. quando e onde elas forem necessárias;
  • A preservação memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para a sua organização.

A verdade é que tornar a administração dos arquivos mais eficiente influencia diretamente a gestão do negócio, porque permite que você concentre esforços em atividades mais estratégicas. Sem contar que facilita o atendimento ao cliente, especialmente quando é preciso agilidade para a consulta de dados.

Gestão de documentos e os seus benefícios

O primeiro, e principal, é a redução de custos. Trabalhar com muitos documentos gera despesas para qualquer empresa, tanto por causa do “leva e traz” quanto pela preservação ou armazenamento. Esses custos podem aumentar ainda mais caso não haja organização e planejamento na gestão documental, pois envolvem mais tempo gasto na busca por um documento, o risco inerente à perda, a necessidade de reimpressão, entre outros. 

Além disso, outros benefícios são:

Agilidade e qualidade dos processos 

Processo paralisado, perda de prazo devido à ausência de documentos ou mesmo baixa qualidade de uma cópia: este é um cenário frequente para empresas que dependem de papéis importantes em suas operações. Os prejuízos são muitos, variando da perda de um grande contrato até prejuízos à sua imagem. 

Por isso, organizar documentos e colocá-los nas condições corretas para identificação de informações vai dar muito mais agilidade à sua operação. 

Organização de arquivos

Planejamento estratégico, análise de resultados, avaliação de desempenho: tudo isso é indispensável para a gestão de um negócio. Então é fundamental que números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores estejam devidamente armazenados, catalogados. Isso sem falar da segurança jurídica, que fica garantida quando a gestão documental está em dia.

Um software para gestão de documentos

A Linte foi criada justamente para atender a essas demandas. A solução de gestão de documentos foi pensada por profissionais que atuavam no ramo do Direito – ou seja, pessoas que estavam acostumadas a lidar com papéis e mais papéis. Elas sabiam que tarefas ligadas à gestão de documentos tiravam produtividade – e competitividade – das empresas.

Então, esses profissionais decidiram concentrar, em um único lugar, todo o fluxo de trabalho de escritórios de advocacia, de departamentos jurídicos ou de qualquer companhia que lide com contratos e suas particularidades. O objetivo foi tornar o processo diário mais rápido, possibilitar que os usuários encontrem o que procuram e que mantenham seus documentos atualizados, e ter acesso a isso de qualquer lugar.

Veja quais são os principais benefícios da solução Linte para a sua gestão de documentos:

Automação e produtividade

A Linte usa tecnologia para automatizar a criação de documentos e contratos. Isso começa na construção de uma “árvore de decisão e informações” que dizem respeito ao seu departamento jurídico. Durante o processo de implementação, vamos entender essa estrutura e organizar esses dados de maneira sistêmica e lógica, o que irá permitir que a nossa tecnologia formule os documentos e contratos com base em informações fornecidas – como tipos de documentos e vigências.

Veja os recursos oferecidos pela solução:

  • Automação de Documentos: Crie documentos de forma ágil, sem repetição, erros ou inconsistência de informação. Reaproveite informações para a criação de novos documentos. 
  • Compartilhamento de acessos: Controle, acesse e compartilhe os seus documentos em um único ambiente. 
  • Regras Lógicas: Utilize apenas as informações pertinentes para cada situação, sem necessidade de alto grau de conhecimento do sistema.

Workflows Customizados

A solução fornece controle total da criação à gestão de contratos, de processos e de outras demandas corporativas. Com ela, você acessa, em tempo real, o processo de criação e formalização de documentos, além do cumprimento de obrigações contratuais. 

Nesse aspecto, a Linte oferece os seguintes recursos:

  • Calendário de obrigações: Organize e controle suas atividades de forma simples. A ferramenta mostra quando os contratos irão se encerrar e estabelece as datas de obrigações das partes. Com isso, permite visibilidade das responsabilidades e organização do dia a dia, sem desperdício de tempo. 
  • Relatórios Customizáveis: Dados coletados e armazenados de forma segura e estruturada, facilitando a tomada de decisão. 
  • Alçada de Aprovação: Fluxos customizados, com acesso ao histórico de informações, facilitando a comunicação entre as áreas. 

Tudo em um só lugar, sempre à mão

Hoje, existem inúmeras formas de gerenciar documentos de maneira por meio de planilhas, arquivos físicos e pastas online. Você mesmo já deve ter procurado por arquivos importantes no Gmail, no Google Drive, ou em outras ferramentas. A nuvem realmente chegou para facilitar a nossa vida. 

Mas mesmo as facilidades do Drive podem se tornar complicações com a multiplicação de pastas, com as limitações de espaço etc. Por isso, o ideal é optar por uma ferramenta que automatize processos, gerando relatórios e concentrando tudo em um só local, com acesso fácil para todos. Clique aqui (https://linte.com.br/produto/) e saiba mais!

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