Como otimizar tempo na gestão de documentos

Se você trabalha eu já trabalhou em uma grande corporação, deve saber o pequeno caos que pode se formar em meio a processos jurídicos. É comum advogados receberem várias demandas ao mesmo tempo, geralmente de forma descentralizada e com baixo controle. Sem ferramentas para otimizar seu tempo, o resultado é uma gestão de documentos ineficiente, com bastante retrabalho e pouca agilidade.

Como então ganhar velocidade nessa rotina tão vital e deixar que os profissionais de direito tenham o papel estratégico que podem ter?

Bom, é aqui que a gente entra. A Linte se propõe a abreviar as tarefas repetitivas e operacionais para que o trabalho jurídico gere mais valor para a empresa. 

Confira 4 formas de otimizar tempo ao gerir documentos com a Linte:

1- Automatize a criação de documentos

Ao criar um contrato, é provável que você tenha um modelo como ponto de partida—uma minuta, que inclui, grifadas, as partes modulares, que podem ser retiradas ou alteradas.

A partir dela, diferentes pessoas vão sugerir, modificar, acrescentar pontos. Cada uma salva sua versão. Mas quando você vê, já existe V1, V2.0, V2.1… 

Agora imagine que a, partir da V4, dois indivíduos diferentes tenham criado duas V5 distintas. E a V6, vai conseguir agregar as mudanças de ambas?

Esse emaranhado de alterações pode criar muita confusão e gastar um tempo incalculável—inclusive para futuras correções.

Não só isso, é normal minutas serem atualizadas e as antigas continuarem em uso. Usemos o exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGDP): suponhamos que, por conta da nova lei, todos os contratos tenham que incluir uma cláusula em compliance com a LGPD. Basta um advogado utilizar um modelo desatualizado para gerar um prejuízo considerável.

Se a criação de documentos é automatizada, isso deixa de ser problema. A plataforma da Linte facilita a identificação de erros ou inconsistências. Ela também reaproveita informações para a criação de novos documentos, eliminando minutas e utilizando cláusulas e variáveis inteligentes.

As vantagens da automação também valem para relatórios de análise. Com um bom software jurídico, você tem dados coletados automaticamente e armazenados de forma segura e estruturada, guiando a tomada de decisão.

2- Reduza o tempo de negociação contratual

O vai e volta de alterações em documentos pode ser infinito. E como também citado ali em cima, as falhas e incoerências entre diferentes versões de um mesmo texto podem cascatear indefinidamente. 

Essa lenta e burocrática dinâmica também acaba se refletindo na duração da negociação de contrato. Com um sistema que permite fluxos de aprovação e alteração mais simples, a Linte reduz, em média, 70% do tempo de negociação — o que contribui para uma redução de 80% do custo por contrato. E, em vez dos habituais 45 dias para assinatura do documento, a empresa passa a levar apenas 15 dias.

Pela plataforma, é possível ainda acompanhar os ciclos de renovação contratual e identificar os melhores momentos para iniciar a renegociação com cada stakeholder.

3- Estabeleça processos unificados entre setores

Nada de troca de emails, mensagens de Slack e WhatsApp com anexos, links de Dropbox ou Google Drive. Na Linte, fica tudo em um lugar só—e você pode otimizar um tempo valioso de busca, consulta, envio de pedidos e de comentários quando está tudo concentrado na plataforma. 

Dessa maneira, todos os colaboradores envolvidos têm visibilidade sobre informações e fluxos de trabalho por meio de filtros inteligentes, controle de prazos e obrigações contratuais. O setor jurídico consegue fazer a gestão de demanda de outras áreas com mais inteligência e organização. 

No mais, os fluxos customizados, com acesso ao histórico de informações, facilita a comunicação entre times. A cooperação e o compartilhamento de dados ficam mais rápidos e intuitivos.

4- Facilite o registro e cadastro de fornecedores

Nem sempre um projeto de demanda de contrato ou documento é feito internamente. Para casos em que o processo é dado no ambiente de um fornecedor, a Linte permite que a empresa o cadastre e compartilhe links externos com ele.

Assim que ele preenche os dados necessários, a contratante pode analisar e emitir o documento. Dessa forma, a Linte acaba servindo também como um repositório de demandas do dia a dia da empresa.

Esse recurso é especialmente relevante para as áreas de compras ou comercial que, tendo suas rotinas integradas à do departamento jurídico, conseguem otimizar tempo e ter mais autonomia.

Como otimizar tempo e ganhar velocidade

A Linte não oferece apenas as quatro formas de otimizar tempo acima—ela acompanha o ciclo de vida dos documentos da sua empresa do início ao fim. Agilidade é apenas uma das várias vantagens da plataforma.

Surgimos da certeza de que a tecnologia pode revolucionar o setor jurídico e de que os advogados podem ser uma figura cada vez mais estratégica dentro de uma corporação. Deixe que a Linte cuide das tarefas mais operacionais e ajude seu negócio a crescer mais rapidamente.

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