Assinatura digital: o que é, como funciona e que vantagens oferece?

Assinatura digital
Assinatura digital

Qual foi a última vez que você foi ao cartório? Deslocar-se, fazer cópias, ficar em fila, pagar taxas… nada disso torna a experiência muito agradável. Tudo isso para assinar um documento que, se envolver pessoas de outras cidades, sai ainda mais custoso. Imagine o que isso significa para empresas que processam centenas de contratos por mês.

O pior é que nem depois de todo esse processo você está protegido contra falsificações. Segundo pesquisa da Serasa Experian, a cada 15 segundos, alguém tenta cometer uma fraude no Brasil, por meio de documentos falsos ou forjando uma assinatura feita à mão.

É por isso que a assinatura digital se tornou uma solução tão útil para o mundo dos negócios. Ela elimina gastos desnecessários com impressão, armazenamento de documentos, logística, registros em cartório e outros, enquanto otimiza o tempo despendido em tarefas manuais e provê mais segurança a transações desse tipo.

Mas o que é a assinatura digital?

A assinatura digital, também conhecida como firma digital, é a forma mais segura de garantir a identidade do signatário de um documento e a confiabilidade desse documento. É uma blindagem contra qualquer tipo de fraude, falsificação ou adulteração de uma mensagem ou acordo, uma vez que ele tenha sido firmado.

Ela tem três propriedades principais:

  • Autenticidade: quem recebe a mensagem consegue confirmar que a assinatura foi feita por quem a emitiu;
  • Integridade: se ocorre qualquer alteração no documento, a assinatura automaticamente não corresponde mais a ele;
  • Irretratabilidade ou não-repúdio: quem emite a mensagem não pode voltar atrás ou negar a autenticidade dela.

A assinatura digital é criada, protegida e cercada pelos mais altos níveis de segurança para que ela seja associada somente à pessoa e ao documento em questão. Tudo é criptografado e vinculado com um selo inviolável.

A tecnologia utilizada é a PKI (Public Key Infrastructure, em inglês), ou ICP (Infraestrutura de Chave Pública), que permite gerar documentos digitais com validade legal.

Isso quer dizer que tem validade jurídica?

Exatamente. Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, em 2001, os documentos assinados digitalmente passaram a ter validade jurídica em todo o país.

Essa validade é baseada em um certificado digital próprio, também conhecido como e-CPF, para pessoas físicas, ou e-CNPJ, para empresas. 

Emiti-lo é o primeiro passo para obter uma assinatura digital. Para tal, é preciso buscar uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP Brasil. 

A ICP Brasil é um conjunto de entidades públicas ou de iniciativa privada, padrões técnicos e regulamentos. Ela faz a mediação e garante a credibilidade e a confiança das transações entre partes que utilizam certificados digitais. 

A Autoridade Certificadora, por sua vez, será a responsável por verificar a identidade do titular e todos os documentos necessários para então criar o certificado digital—assim como um tabelião averigua seu RG, CPF, foto e compara assinaturas para conferir autenticidade quando se abre firma no cartório. 

A AC também tem o poder de suspender, renovar ou revogar seu certificado. Vale dizer que, em casos de revogação, ela é obrigada a fazer esse registro na Lista de Certificados Revogados (LCR).

Como funciona a assinatura digital

Na prática, o certificado digital é um arquivo com dados referentes à pessoa ou empresa que o possui, com prazo de validade pré-determinado. Ele pode ser armazenado em um dispositivo físico, como um pendrive, ou na nuvem.

A assinatura digital está, portanto, associada a ele—assim como o reconhecimento de firma reconhecida em cartório está vinculada ao processo de abertura e autenticação pelo qual você passou antes.

Hoje, o modelo de assinatura digital mais utilizado é o assimétrico. Nele, duas chaves de criptografia protegem os dados do arquivo: uma é sigilosa e fica com o usuário, enquanto a outra, pública, é compartilhada com quem ele quiser. A primeira é responsável por codificar as informações e, a segunda, por decodificá-las.

Elas são geradas aleatoriamente por complexas funções matemáticas e uma só funciona com a outra. Assim que a assinatura digital é firmada, qualquer tentativa de adulteração é suficiente para quebrar as chaves. 

Dessa forma, a assinatura digital tem respaldo para substituir totalmente o papel, sendo o tipo mais avançado e seguro de assinatura eletrônica.

Assinatura digital e eletrônica são a mesma coisa?

Não. Assinatura eletrônica pode ser qualquer mecanismo, com maior ou menor grau de confiabilidade, para identificar quem envia ou firma uma mensagem ou documento eletrônico, bem como para garantir sua integridade.

Assinaturas eletrônicas podem assumir diferentes formatos. Elas não são necessariamente criptografadas, associadas a um certificado digital ou possuem validade jurídica.

Biometria, reconhecimento facial, login e senha e até mesmo a digitalização de uma assinatura escrita à mão podem ser consideradas assinaturas eletrônicas. No entanto, assinaturas digitais como viemos descrevendo neste artigo, também se inserem nessa classificação.

Por que utilizar uma assinatura digital

As vantagens são inúmeras. Além da alta segurança já explicada ao longo deste artigo, a agilidade é um dos grandes benefícios. Graças à assinatura digital, documentos podem ser autenticados e firmados com apenas alguns cliques de qualquer dispositivo. Não há necessidade de sair do escritório, enviar papéis pelo correio, arriscar extravios ou semanas de espera.

O impacto no meio ambiente também é reduzido quando evitamos impressões, versões e recibos físicos, por exemplo. Ter uma empresa mais sustentável faz bem para a sociedade e seus clientes e colaboradores certamente irão reparar.

Como se não bastasse, ambas as vantagens citadas acima contribuem também para a redução de custos—com papel, com utilitários ou pelo tempo de seus funcionários. Já calculou quanto cada um deles representa financeiramente?

Adote a assinatura digital e tenha uma empresa com menos desperdício, custos, mais segurança e velocidade.

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